Preservación digital

01 · ALCANCE

Obras y componentes que deben conservarse

El alcance comprende las ediciones digitales publicadas de libros, monografías, obras colectivas y capítulos; sus portadas, índices, información bibliográfica, archivos de lectura y materiales complementarios de acceso público.

Cada edición debe conservar su relación con los capítulos, archivos y avisos editoriales correspondientes. La custodia de propuestas inéditas, evaluaciones y documentos confidenciales se rige por la declaración de privacidad y las obligaciones aplicables al expediente editorial.

02 · RESPALDO Y RECUPERACIÓN

Protección operativa de la plataforma

La administración técnica debe documentar un plan que permita recuperar la base de datos, los archivos de las obras y los elementos de configuración necesarios para restablecer la plataforma.

• Definir la frecuencia, la retención y las ubicaciones de las copias.
• Asignar responsables y restringir el acceso a los respaldos.
• Mantener una copia separada del entorno principal.
• Comprobar la restauración y registrar los resultados y las incidencias.

La frecuencia y los plazos de recuperación deben corresponder a capacidades comprobadas. Una copia de seguridad del alojamiento permite atender fallos operativos, pero no acredita por sí sola la preservación independiente a largo plazo.

03 · ARCHIVO A LARGO PLAZO

Cobertura verificable de las publicaciones

La Dirección Editorial debe evaluar mecanismos de archivo independientes adecuados para libros y capítulos, considerando los formatos admitidos, los derechos de depósito, la sostenibilidad del servicio y las condiciones de acceso ante una interrupción de la actividad editorial.

Cuando se implemente un servicio, esta página deberá identificar su nombre, las obras o colecciones cubiertas, la fecha de inicio y la evidencia disponible de recepción de los archivos. La contratación de un servicio, la instalación de un complemento o la declaración de intención no demuestran, por sí solas, que una obra haya sido preservada.

04 · INTEGRIDAD Y VERSIONES

Conservación de ediciones identificables

Los archivos de publicación deben mantenerse asociados a su edición y sus metadatos. Las nuevas ediciones y las modificaciones sustantivas deben identificarse de manera que el lector pueda distinguirlas de las versiones anteriores.

El procedimiento técnico debe incorporar comprobaciones de integridad de archivos y documentar las migraciones de formato o plataforma. Antes y después de una migración deben revisarse la legibilidad, la integridad del contenido y las relaciones entre la obra y sus componentes.

El tratamiento de correcciones y otros avisos sobre el registro publicado se desarrolla en la política de ética e integridad editorial.

05 · LOCALIZACIÓN Y CONTINUIDAD

Acceso ante cambios o interrupciones

Las páginas de las obras y sus metadatos deben actualizarse cuando cambien las direcciones de acceso. Para los contenidos que tengan DOI registrado, deberá mantenerse actualizada su dirección de destino. El DOI identifica y facilita la localización de la obra; no almacena su texto completo.

Ante una interrupción técnica, la administración debe evaluar el alcance del incidente y aplicar el procedimiento de recuperación disponible. Los tiempos de restablecimiento dependerán de la incidencia y de los mecanismos efectivamente implementados.

Ante un posible cese de actividad, la Dirección Editorial deberá gestionar alternativas de custodia o transferencia de los archivos públicos y sus metadatos. Cualquier acuerdo deberá respetar los derechos, las licencias y la confidencialidad, y precisar quién conservará las obras y bajo qué condiciones podrán consultarse.

06 · RESPONSABILIDAD Y SEGUIMIENTO

Aplicación documentada de la política

La Dirección Editorial coordina las decisiones institucionales, los acuerdos de custodia y la información pública. La administración técnica documenta los respaldos, las verificaciones de integridad, las pruebas de recuperación y las incidencias.

Esta política deberá revisarse cuando cambien los proveedores, la plataforma o los acuerdos de archivo. Toda afirmación pública de preservación debe apoyarse en evidencia correspondiente a las obras y los períodos que se declaren cubiertos.